专家谈：如何选择合适的协同OA系统？

作为新兴的信息化应用软件，协同软件受到越来越多的学者和用户关注。协同软件虽然是这几年才受到广泛重视，但协同软件在国外的起源非常早。20世纪80年代中期，国外就已经有功能相对单一的商品化工作流系统问世，这可以看做早期协同软件的雏形。进入90年代，随着计算机与网络技术的迅速发展，以及Internet的普及，协同软件成为实现企事业单位业务流程自动执行和信息沟通交流的必要工具。

目前，协同软件在国内外都处于繁荣发展的前期，应用理念不一，软件产品林立。因此对协同软件进行分类，有利于业界同仁对协同软件作更详细了解，也有助于用户正确选择。

一、依据工作流的柔性化程度分类

工作流是协同软件的核心应用，依据工作流的柔性化程度，可以将协同软件分为以下3类：

全结构化协同软件。这类协同软件的工作流全部固定，启用前需要对用户的工作流执行逻辑进行严格设定，启用后各项事务按设定好的流程自动化处理，并且不能做修改。这类协同软件主要应用于管理相对固定的单位，适用于业务流程相对稳定的事务。从ERP的应用中拓展出来的协同软件，大多属于这一类型。现代企业的柔性化管理要求，这类协同软件满足起来比较困难。

半结构化协同软件。这类协同软件工作流有一部分固定，另一部分比较柔性化；或者是总体框架固定，而具体协作流程柔性化。目前国内大部分协同软件都属于这一类型，这类协同软件部分满足了柔性化管理的要求，但仍然对用户的灵活应用带来制约。

非结构化协同软件。这类协同软件的工作流程完全柔性化，可以随意设定各类管理事务的流程，大大加强了系统应用的灵活性。例如，复旦协达在成立之初，就以“打造产品竞争力第一的国产协同软件”为目标，其产品能够完全基于非结构化的动态流程，进行工作事务的自动化管理。

二、依据底层技术分类

底层技术会决定了协同软件的应用性能和适用范围，依据底层技术，可以将协同软件分为以下3类：

以通讯为中心的协同软件。这类协同软件以即时通讯、电子邮件等为应用中心，早期的协同软件都属于这一类型。后来部分该类协同软件又加入了VOIP等技术，使信息交流更加便捷与丰富。这类软件一般采用20世纪90年初就已经流行的P2P软件架构，像Lotus 早期推出的Notes部分就属于这类产品。

以文档为中心的协同软件。这类协同软件基于文档路由，与外界的交互能力有限，但比较适合文档型文本和表单为内容载体的协同事务。同属于Lotus产品家族的Domino就是这类产品，国内大部分的协同软件也都采用这一技术。

以流程为中心的协同软件。这类协同软件全部围绕着工作流系统展开，工作流的过程管理和内容管理，都基于关系型数据库之上。该类协同软件是未来的应用主流，国内外新一代的协同软件产品都属于这一类型。以复旦协达CTOP协同软件为例，它将所有的协同管理事务抽象为表单和流程，表单用以记载管理内容，流程用以指定管理过程。同时，可以实现管理表单的任意定义，和管理过程的可视化柔性管理。

三、依据任务传递机制分类

工作流作为协同软件的核心应用和核心技术，其主要作用是依据一定的规则传递任务，并且指定任务处理权限和原则。依据工作流传递任务的机制不同，协同软件又可以分为以下3类：

基于文件的协同软件。这类软件以共享的方式来完成任务项传递，是推出时间较早、发展较为成熟的一类协同软件。这类协同软件品种比较多，象名极一时的早期协同软件FileNet Visual WorkFlo ，以及上文提到的Domino 等。

基于消息的协同软件。这类软件通过用户的电子邮件、即时消息来传递文档信息，这类协同软件适合个人级小型应用，像微软新近收购的Groove Networks就属于这类产品。

基于WEB的协同软件。这类产品通过互联网实现任务的协同，虽然起步较晚，但发展极为迅速，其市场前景非常广阔。许多协同软件产品供应商纷纷改进原有产品或者新开发产品WEB应用，像国内的复旦协达和国外的Ultimus 都属于这类产品。

以上是从不同角度，对协同软件的分类，各种不同分类标准下的协同软件产品，会有相互重叠。另外还需要特别指出的是，目前许多先进的协同软件产品，在软件技术和应用上比较综合，各个类属的特性都具有一些。对于这类综合性协同软件的归类，本文没有单独列出综合类，可以依据该软件的主要特性做类别归属。不同类别的协同软件，具有不同的优点和特性，认清分类，是正确选择协同软件产品的前提。